Optimización y Reestructuración de Procesos Internos
Descripción de la actividad de la organización: Empresa líder en el campo de las energías renovables especializada en energía solar fotovoltaica para autoconsumo en empresas
Sector: Energías renovables
Nº de personas empleadas: 5
Localización: Barrio Jauregizahar, 14, 48340, Amorebieta – Etxano, Bizkaia
Solución
La solución desarrollada se centró en varios aspectos:
1. Definición de roles y responsabilidades mediante un análisis de los roles existentes y la definición clara de responsabilidades de cada puesto.
2. Diseño de un nuevo organigrama que reflejara de manera precisa los departamentos, jerarquías y relaciones internas de la empresa. Esto proporcionó una claridad organizativa, facilitando la coordinación y la toma de decisiones.
3. Segmentación de procesos y definición de responsabilidades: se identificaron y definieron detalladamente los procesos clave dentro de cada departamento y se establecieron las responsabilidades de cada rol en cada etapa del proceso.
4. Implementación de un sistema de comunicación efectivo entre departamentos y equipos para un flujo de información adecuado y un seguimiento eficiente de los proyectos.
Objetivos y principales Actividades del Proyecto
Objetivo general del proyecto fue reestructurar la organización y optimizar los procesos internos de OZASAN Renovables para una operación más eficiente y un crecimiento sostenible en el sector de energías renovables.
Objetivos específicos:
1. Definir y establecer un nuevo organigrama.
2. Segmentar procesos y definir responsabilidades.
3. Mejorar la comunicación interna y gestión de proyectos.
Para ello, se desarrollaron las siguientes actividades:
Fase 1: Diagnóstico y análisis:
• Recolección de información a través de entrevistas y encuestas con el personal para comprender la percepción actual de la estructura organizativa, procesos y responsabilidades.
• Análisis de procesos existentes en cada departamento y mapeo de sus interacciones y dependencias. Se evaluó su eficiencia y se identificaron áreas de mejora.
• Identificación los roles actuales y responsabilidades, identificando las áreas donde se superponen o falta claridad.
Fase 2: Diseño de un nuevo organigrama «TO-BE»que reflejara la estructura organizativa deseada, identificando departamentos, posiciones y jerarquías.
• Segmentación de procesos, detallando las etapas, actividades y responsabilidades y estableciendo flujos de trabajo claros y secuenciales.
• Redefinición de roles y responsabilidades
Obstáculos en la ejecución y como se han superado
Se enfrentaron obstáculos debido al crecimiento acelerado de la empresa y la complejidad creciente de sus procesos internos, generando un sesgo de información. Estos obstáculos llevaron a la pérdida de control sobre los pasos en los procesos y a la falta de definición clara de roles y responsabilidades. Para abordarlos, se llevó a cabo un enfoque que incluyó poner en contexto a los miembros del equipo y exponer diferentes parámetros como la percepción del día a día y las creencias de los empleados sobre los procesos existentes. Se reconoció que los usuarios finales eran la clave para definir con claridad los procesos y garantizar su correcta ejecución. Se desarrolló un mapa de procesos que identificaba las actividades necesarias y se recopiló feedback de los usuarios para entender sus necesidades. Con esto, se diseñó un esquema de trabajo para ordenar las actividades en las áreas de ingeniería, administración y gerencia, con una estructura más clara y eficiente.
Resultados y Lecciones aprendidas
Los resultados obtenidos incluyeron:
1. Un nuevo organigrama que clarificó los departamentos y jerarquías y una estructura organizativa más eficiente.
2. Optimizar los procesos internos, mayor eficiencia y reducción de redundancias.
3. Clarificar los roles y responsabilidades de cada miembro del equipo y distribuir de forma más efectiva las tareas y responsabilidades.
4. Disponer de canales de comunicación más efectivos entre departamentos y personal, mejorando la colaboración y el flujo de información.
5. Mejorar la efectividad de la gestión de proyectos, desde la planificación hasta la ejecución y seguimiento.
Lecciones aprendidas:
1. El compromiso y liderazgo de la dirección es fundamental para la implementación exitosa de cambios organizativos y su mantenimiento.
2. Una comunicación clara y efectiva es fundamental para asegurar que todos los miembros del equipo comprendan sus roles y responsabilidades y evitar malentendidos y falta de alineación.
3. Es importante diseñar estructuras y procesos flexibles y adaptables a cambios en el entorno empresarial y las necesidades del mercado y fomentar una cultura de innovación y mejora continua en la organización.